Yuks, Buat Meeting Menjadi lebih Produktif #BeMoreProductive

Posted by Sisi Lain Young Engineer on

Senin, 28 Mei 2018

Kerjasama atau teamwork adalah suatu pondasi untuk menuju kemajuan suatu perusahaan. Jika misi perusahaan telah dijalankan berdasarkan kerangka kebijakan perusahaan yang diambil dari keputusan bersama, maka faktor ini dapat memacu percepatan tercapainya visi perusahaan. Dalam menyatukan berbagai gagasan karyawan dari beberapa departemen dibutuhkan suatu mediasi rapat kerja atau dalam istilah kerennya disebut meeting.

Secara umum, meeting bertujuan untuk membahas suatu perencanaan, implementasi, monitoring atau evaluasi. Meeting seharusnya mampu menjadi solusi penyatuan gagasan untuk perkembangan perusahaan. Namun dalam kenyataannya, suasana meeting seringkali menjadi kurang kondusif akibat monoton dan bertele-tele. Selain itu, faktor ruangan yang gerah, sempit dan tidak nyaman mampu mengganggu ketenangan psikologis para peserta meeting. Image horror inilah yang membuat meeting menjadi tidak produktif bahkan dihindari oleh sebagian karyawan.

Sumber Gambar: https://dianegottsman.com/

Ga mau kan, kemajuan perusahaan menjadi terhambat hanya karena meeting yang tidak produktif. Berikut beberapa sharing yang berhasil dihimpun untuk mewujudkan meeting yang produktif.

Menunjuk Penanggungjawab

Penting bagi suatu perusahaan menunjuk penanggungjawab yang bertugas mempersiapkan meeting, yang biasa disebut PIC (Person In Charge). Dengan insiatif, tanggung jawab dan power yang dimilikinya, PIC mengatur run down acara, pembagian tugas, mengontrol jalannya meeting dan mengambil keputusan saat dibutuhkan. Penanggungjawab meeting juga bertugas menyediakan ruangan, fasilitas penunjang, dan konsumsi. Bahkan terkadang juga menyediakan akomodasi dan rekreasi jika diperlukan.

Dalam suatu perusahaan, dalam meeting skala menengah dan besar biasanya Departemen GA (General Affair) yang biasanya terpilih menjadi penanggungjawab meeting karena memiliki kepiawaian yang mumpuni. Untuk meeting skala kecil, biasanya penanggungjawab rapat langsung ditugasi untuk memimpin dan mengarahkan jalannya meeting agar tetap kondusif dan tepat sasaran.

Saat ini sudah tersedia booking online ruang meeting atau paket meeting secara real time melalui XWORK. Melakukan pencarian kebutuhan meeting menjadi lebih mudah hanya dengan mengisi sesuai kebutuhan meliputi saran lokasi, tipe ruang, kapasitas, tanggal, dan jam mulai meeting. Hal ini tentu saja dapat menghemat waktu jika dibandingkan melakukan pencarian secara fisik atau melalui konfirmasi telepon. Selain itu, harga yang diberikan sudah all in, yaitu termasuk pajak dan tidak ada biaya tambahan lainnya. XWORK merupakan startup penyewaan ruang meeting, ruang kantor, co-working space, event space dan virtual office yang ada di Indonesia. XWORK sudah mencakup seluruh kota besar di Indonesia dengan sekitar 1.200 ruangan yang tersedia.

Sumber Gambar: https://xwork.co/

Menentukan Topik

Topik bertujuan untuk memberi batasan dan arah selama meeting berlangsung. Topik meeting sebaiknya sudah diinformasikan kepada para peserta meeting di hari-hari sebelumnya, agar para peserta memiliki waktu yang cukup untuk memahami kerangka topik dan mempersiapkan bahan meeting dengan sebaik-baiknya, sehingga besar peluang untuk mendapatkan kesepakatan atau keputusan yang bernilai optimal.

Untuk beberapa tanggapan atau gagasan yang telah keluar dari topik hendaknya diarahkan oleh pemimpin meeting atau moderator untuk ditempatkan sebagai catatan tambahan saja dan dibahas dikemudian hari.

Run Down, & Time Keeper

Tata tertib, dan susunan acara perlu untuk ditetapkan dan diumumkan dari awal untuk menjaga kestabilan jalannya meeting. Meeting dapat dikatakan berhasil jika dapat dijalankan sesuai dengan tata tertib dan susunan acara. Namun tentunya dengan catatan didapatkan hasil yang mufakat. Satu hal yang lebih penting lagi, yaitu memulai meeting dengan tepat waktu. Peserta yang tidak tepat waktu akan menjadi demotivator bagi peserta yang memiliki komitmen tepat waktu.

Mari ubah image horror suatu meeting menjadi suatu keseruan untuk mencapai kemajuan bersama. Buat terobosan baru dengan memilih ruang meeting yang nyaman dan anti-mainstream di luar kantor dengan bermodalkan kecanggihan XWORK.

Salam Sukses,

VM Atmanegara

(Abu Athar)